Einnahmen und Ausgaben erfassen
Bei der einfachen Buchführung werden Konten (Rubriken) für gängige Geschäftsvorgänge eingerichtet: Kauf von Büromaterialien, Mietzahlungen, Telefongebühren etc. Innerhalb der einzelnen Konten werden die Einnahmen bzw. Ausgaben in zeitlicher Reihenfolge erfasst. Außerdem werden die Buchungen (Ein- und Ausgänge) von Kasse (Bargeld) und Bankkonten festgehalten. In der Übersicht: Einfache Buchführung (PDF, 39 KB) finden Sie ein Beispiel für eine Konteneinteilung.
Betriebsvermögen und Anlagegüter gesondert erfassen
Nicht erfasst werden hier Angaben über das Betriebsvermögen (z.B. Maschinen, Material, bestehende Forderungen, Bankguthaben) bzw. die Schulden (z.B. Darlehen, Verbindlichkeiten) des Unternehmens. Das vollständige Betriebsvermögen lässt sich nur durch eine Inventur feststellen. Nicht berücksichtigt bleiben außerdem die Anschaffungskosten teurer und über mehrere Jahre genutzter und abzuschreibender Anlagegüter (z.B. Firmenwagen). Diese Wirtschaftsgüter werden steuerrechtlich nur mit ihrem jeweiligen Abschreibungsvolumen als Betriebsausgabe erfasst. Hierfür muss eine spezielle Übersicht erstellt werden. Unternehmer, die die einfache Buchführung anwenden, sollten durch ihren Steuerberater einen Überblick über Vermögen, Schulden und Abschreibungen anfertigen lassen.
Auswertung mittels Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR)
Die einfache Buchführung wird durch eine so genannte Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) ausgewertet: also durch eine Gegenüberstellung der betrieblichen Einnahmen und Ausgaben. Sind die Einnahmen höher als die Ausgaben, so handelt es sich hierbei um einen Unternehmensgewinn. Für die Einnahmen-Überschussrechnung müssen Sie einen amtlichen Vordruck verwenden, das Sie unter ElsterFormular finden.
Tipps für kleine Unternehmen
- Kassenbuch für einfache Buchführung besorgen (im Schreibwarenhandel erhältlich) oder
- Kassenbuch-Software besorgen
- alle Rechnungsbelege sammeln
- Ordner für Kunden-Rechnungen anlegen (Rechnungsausgangsbuch). Unbezahlte Rechnungen kennzeichnen oder gesondert sammeln
- Ordner für Lieferanten-Rechnungen anlegen (Rechnungseingangsbuch). Unbezahlte Rechnungen kennzeichnen oder gesondert sammeln
- Beträge z.B. im Kassenbuch übersichtlich in Rubriken (Konten) eintragen
- Einnahmen/Ausgaben vollständig erfassen
- Einnahmen/Ausgaben richtigem Konto zuordnen
- Einnahmen/Ausgaben für bestimmte Zeiträume rechtzeitig erfassen (vor allem für die monatliche oder quartalsmäßige Umsatzsteuervoranmeldung)
- Einnahmen/Ausgaben nachprüfbar erfassen: z.B. durchnummerierte Rechnungen, Quittungen (keine Buchung ohne Beleg)