Gründung

Die GmbH wird von mindestens einem Gesellschafter gegründet. Für die „Ein-Personen-GmbH" gelten dieselben Bestimmungen wie für eine „normale" GmbH. Der Gesellschaftsvertrag muss notariell beurkundet werden. Für unkomplizierte Standardgründungen stellt das GmbH-Gesetz als Anlage zwei Musterprotokolle zur Verfügung:

• Übersicht: Musterprotokoll für die Gründung einer Einpersonengesellschaft (PDF, 52  KB)
• Übersicht: Musterprotokoll für die Gründung einer Mehrpersonengesellschaft mit bis zu drei Gesellschaftern (PDF, 44  KB)

Das beurkundungspflichtige Musterprotokoll fasst drei Dokumente (Gesellschaftsvertrag, Geschäftsführerbestellung und Gesellschafterliste) in einem zusammen.

Ab dem 1. August 2022 kann eine GmbH (sowie eine UG - haftungsbeschränkt) auch online gegründet werden. Hierzu wurden die Bestimmungen des GmbH-Gesetzes und des Beurkundungsgesetzes (BeurkG) durch das Gesetz zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie (DiRUG) angepasst. Die Gründung kann ohne persönliches Erscheinen per Online-Meeting mit dem Notar mittels eines besonders sicheren, von der Bundesnotarkammer betriebenen Videokommunikationssystems erfolgen, auch vom Ausland aus.

Das Online-Verfahren tritt als zusätzliche Option neben das Präsenzverfahren beim Notar, dieses bleibt unverändert erhalten. Gründer und Gründerinnen können sich zusätzlich für eine gemischte Form entscheiden, beispielsweise kann ein Gesellschafter oder eine Gesellschafterin bei dem Notartermin persönlich vor Ort sein, und die anderen Gesellschafter und Gesellschafterinnen nehmen online teil.

Das Mindeststammkapital, das für die Gründung aufzubringen ist, beträgt 25.000 Euro, wovon aber nur die Hälfte sofort eingezahlt werden muss. Auch eine Sachgründung, also die Einbringung einer Maschine, eines Kfz usw. ist möglich. Bei einer Online-Gründung ist jedoch vor dem 1. August 2023 zunächst nur eine Bargründung möglich – d.h. die Nennbeträge der Geschäftsanteile müssen von den Gesellschaftern in Geld eingebracht werden.

Hinzu kommen die Kosten für den Notar und die Eintragung im Handelsregister.

Geschäftsführung

Die GmbH ist eine juristische Person. Das heißt, die Gesellschaft selbst und nicht ihre Gesellschafter tritt als Kaufmann im Geschäftsverkehr auf. Die GmbH schließt also zum Beispiel Verträge ab, besitzt Vermögen und muss Steuern zahlen. Um dies und alle weiteren geschäftlichen Angelegenheiten zu erledigen, braucht sie einen Geschäftsführer, der bei ihr angestellt ist. Die Geschäftsführung kann entweder der Gründer selbst übernehmen oder ein von ihm eingesetzter Geschäftsführer. Geschäftsführer kann nur eine natürliche und unbeschränkt geschäftsfähige Person sein. Nicht als Geschäftsführer bestellt werden können für die Dauer von fünf Jahren Personen, die wegen einer vorsätzlichen Straftat der Insolvenzverschleppung, eines Bankrottdeliktes, falscher Angaben, unrichtiger Darstellung oder auf Grund allgemeiner Straftatbestände mit Unternehmensbezug, insbesondere Betrug und Untreue, verurteilt wurden.

Haftung

Gegenüber Gläubigern haftet die GmbH – in der Regel – nur mit ihrem Gesellschaftsvermögen. Verletzt der Geschäftsführer die "Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmanns" § 347 HGB, ist er der Gesellschaft zum Ersatz des entstanden Schadens verpflichtet. In diesem Fall haftet er der Gesellschaft gegenüber mit seinem persönlichen Vermögen. Die Gesellschafter selbst haften nicht mit ihrem privaten Vermögen, allerdings gibt es auch hier Ausnahmen. Beispiele: Sie haften zusätzlich mit ihrem Privatvermögen bei persönlichen Krediten oder Bürgschaften. Sie haften auch persönlich bei Verstößen gegen die strengen Regeln über das GmbH-Kapital sowie bei der so genannten Durchgriffshaftung (z.B. bei bestimmten Schadenersatzansprüchen). Insbesondere als zukünftiger Geschäftsführer einer GmbH sollten Sie die damit verbundenen Haftungsrisiken kennen.

Die Organe der GmbH

Die GmbH besteht aus drei Organen:

• Geschäftsführer: Die GmbH muss mind. einen Geschäftsführer haben, der die Geschäfte der Gesellschaft führt und sie nach außen vertritt. Der Geschäftsführer kann, muss aber nicht identisch mit dem Gesellschafter sein.
• Gesellschafterversammlung: Sie besteht bei der Ein-Personen-GmbH nur aus einem Gesellschafter, der in der Regel auch Geschäftsführer ist. Aufgaben: Feststellung des Jahresabschlusses und Entscheidung über dessen Verwendung u.a.
• Aufsichtsrat: Er überwacht die Geschäftsführung, muss aber erst bei mehr als 500 beschäftigten Arbeitnehmern gegründet werden.

Bezeichnung der GmbH

Die Firma ist der Name der GmbH. Mit diesem Namen ist sie im Handelsregister eingetragen und tritt im Geschäftsverkehr auf. Bei dem Namen kann es sich sowohl um eine Phantasiebezeichnung wie Plus-Minus-GmbH, um eine Sachbezeichnung wie „Obst- und Gemüsehandel GmbH“, den Namen des Gesellschafters oder eine Kombination aus allem handeln. Eine geographische Bezeichnung ist möglich, wenn die Tätigkeit des Unternehmens tatsächlich einen Bezug zu der genannten Region hat. Der Name muss immer den Zusatz "Gesellschaft mit beschränkter Haftung" oder "GmbH" enthalten. Um Verwechslungen mit anderen Firmen zu vermeiden, sollten Sie vorab mit der Industrie- und Handelskammer oder Handwerkskammer vor Ort sprechen.

Eintrag im Handelsregister

Nach der notariell beurkundeten Gründung der Gesellschaft muss diese zum Handelsregister angemeldet werden. Der Anmeldung beigefügt werden müssen der Gesellschaftsvertrag und eine Liste der Gesellschafter. Die Geschäftsführer der GmbH müssen ebenfalls zum Handelsregister angemeldet werden. Die Handelsregisteranmeldung muss notariell beglaubigt werden, was ebenfalls im Online-Verfahren möglich ist.

Der Notar leitet die Handelsregisteranmeldung mit den erforderlichen Unterlagen an das Handelsregister weiter. Spätestens zum Zeitpunkt der Eintragung der GmbH ins Handelsregister muss der Gründer das Stammkapital, bzw. zumindest die Hälfte, (s.o.) als Einlage geleistet haben.

Die Einlage kann durch Bareinlagen, Sacheinlagen (z.B. Maschinen) oder durch gemischte Einlagen (Bar- und Sacheinlagen) erbracht werden. Sacheinlagen müssen vor der Anmeldung der Gesellschaft geleistet sein. Zusammen mit einer etwaigen Sacheinlage muss mindestens die Hälfte des Mindeststammkapitals vor der Anmeldung der Gesellschaft erbracht werden, also mindestens 12.500 Euro.

Für die Anmeldung der GmbH beim Handelsregister müssen folgende Unterlagen vorgelegt werden:

• das Musterprotokoll oder
• der Gesellschaftsvertrag,
• die Legitimation der Geschäftsführer, sofern diese nicht bereits im Gesellschaftsvertrag genannt sind,
• eine unterschriebene Liste der Gesellschafter mit Name, Vorname, Geburtsdatum und Wohnort der Gesellschafter sowie der Betrag der übernommenen Stammeinlage jedes Gesellschafters,
• falls Sacheinlagen geleistet worden sind, die Verträge, die den Festsetzungen zugrunde liegen oder zu ihrer Ausführung geschlossen worden sind, und der Sachgründungsbericht,
• wenn Sacheinlagen vereinbart sind, Unterlagen darüber, dass der Wert der Sacheinlagen den Betrag der dafür übernommenen Stammeinlagen erreicht,
• In der Anmeldung ist zu versichern, dass die oben genannten Mindestbeträge geleistet und dem Geschäftsführer zur freien Verfügung stehen und dass keine strafrechtlichen Gründe vorliegen, die der Bestellung der Geschäftsführer entgegenstehen (§ 6 Abs. 2 GmbHG).

Steuern

Die GmbH muss Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer sowie den Solidaritätszuschlag entrichten. Bei Gewinnausschüttungen an Anteilseigner ist Kapitalertragsteuer fällig.

Buchführungspflicht

Für die GmbH gelten die Bestimmungen des Handelsgesetzbuches (HGB). Sie ist zur gesetzlichen Buchführung (doppelte Buchführung samt Jahresbilanz) verpflichtet.

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