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Verpflichtung zur E-Mail-Archivierung?

Frage

Ich habe ein Kleingewerbe im Online-Handel und bin vor kurzem auf den Begriff „E-Mail-Archivierung" gestoßen. Ist jedes Unternehmen dazu verpflichtet, „“seinen E-Mail-Verkehr zu archivieren? Oder gelten für Kleingewerbe andere Regeln?

Antwort

Die Frage ist einfach zu beantworten. Egal, um welches Gewerbe es sich handelt, muss jeder Teilnehmer am gewerblichen Rechtsverkehr, in der Regel ein Kaufmann, alle für die Besteuerung relevanten Unterlagen 6 bis 10 Jahre aufbewahren. Das gilt eben auch für Kleingewerbe und E-Mails, die die Anbahnung, den Abschluss oder die Abwicklung von Geschäften betreffen. (§ 257 HGB / §140 AO).

Das ergibt sich weiterhin aus den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).

Da sich auch ein Kleingewerbe innerhalb von sechs Jahren zu einer im Handelsregister eingetragenen Unternehmung mausern kann, ist dies auch verständlich, zum Beispiel, wenn es um Umsatzsteuernachzahlungen aufgrund von Betriebsprüfungen geht.

Solche E-Mails können aber auch recht einfach in Outlook archiviert und in einem Verzeichnis auf Dauer von zehn Jahren abgespeichert werden. Es muss einfach ein seriöser lückenloser Nachweis möglich sein.

Quelle: Dr. Jan Peschka
Zert. Datenschutzbeauftragter (TÜV)
Jurist, Organisationspsychologe & Ökonom
4p-coaching.com gmbh
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Juli 2020

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