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Frage

Welche Vorgänge/Elemente sollten in einem Unternehmen schriftlich festgehalten werden (z.B. Unternehmensstrategie, Leitbild, Mitarbeiterhandbuch, Prozesse, Qualitätsmanagement etc.)? Gibt es hierzu ISO-Normen? In einem Start-Up vernachlässigt man dies häufig, sicherlich gibt es aber wesentliche Informationen, die man schriftlich zum internen aber auch externen Gebrauch festhalten sollte.

Antwort

Fürwahr gibt es ISO-Normen, in denen grundsätzliche Regelungen bzgl. bestimmter Dokumentationen für Prozesse, Vorgänge etc. geregelt sind. Selbstredend sind Sie natürlich nur zur Einhaltung dieser Dokumentationen verpflichtet, wenn Sie sich auch entsprechend zertifizieren lassen. Gleichwohl bieten diese ISO-Normen aber einen guten Anhaltspunkt, was an Dokumentationen machbar ist.

Nach der ISO 9001 beziehungsweise nach der ISO 9001:2015 sollten z.B. folgende Punkte einer Dokumentation unterliegen:
Je nach Kontext können dies Verfahrensanweisungen, Arbeitsanweisungen, Prüfanweisungen und sonstige Aufzeichnungen sein.

• Geltungsbereich des Qualitätsmanagementsystems
• Auf Funktionsebene herunter gebrochene Qualitätsziele,
• Verfahrensanweisungen und Arbeitsanweisungen
• Qualitätsaufzeichnungen
• Verfahrensanweisungen und Arbeitsanweisungen im Bereich Entwicklung
• Qualitätsaufzeichnungen im Bereich Entwicklung
• Aufzeichnungen über Produktänderungen in der Entwicklung
• Aufzeichnungen von Wissens und Kompetenznachweise der Personen
• Aufzeichnungen von Kunden-Anforderungen und Änderungen solcher Anforderungen
• Aufzeichnungen über Lieferantenbewertungen
• Aufzeichnungen zur Sicherstellung von Rückverfolgbarkeit
• Aufzeichnungen über Produktänderungen in der Produktion
• Aufzeichnungen über Produktfreigaben vor Lieferungen zum Kunden
• Aufzeichnungen über Prozessergebnisse (mit dem Hintergrund, Kontinuierliche Verbesserungen der Firma darlegen zu können)
• Aufzeichnungen der Ergebnisse interner Audits; auch als Nachweis dafür, dass ein wirksames Auditprogramm besteht
• Aufzeichnungen über Ergebnisse von Managementbewertungen
• Aufzeichnungen über Nichtkonformitäten im Allgemeinen und diesbezüglicher Behebungsmaßnahmen

Grundsächlich gilt jedoch - außerhalb der ISO 9001 gibt es keine allgemeinen bzw. grundsätzlichen Dokumentationen (Pflichten), die im Unternehmen vorliegen müssen.

Wir empfehlen dennoch Unternehmern immer die Erstellung eines Businessplanes - auch wenn er „nur“ intern verwendet wird.

Die Erstellung eines Businessplanes ist in jeder Unternehmenssituation sinnvoll und dient zur Dokumentation der aktuellen Unternehmenssituation, der Ziele und der Strategie um diese Ziele zu erreichen (Mitunter dann eben auch dem Abgleich dieser!).

Der Businessplan ist die möglichst realistische Abbildung der Zukunft des Unternehmens in allen Einzelheiten. Er dient sowohl zur internen als auch zur externen Darstellung des Unternehmens.

Der Businessplan ist:

• … die „Übersetzung“ der Geschäftsidee
• … der Leitfaden des Gründers/Unternehmers
• … der Maßnahmenplan zur Verwirklichung der Ziele
• … die Arbeitsgrundlage des Controllings

Empfohlene (Mindest)Inhalte des Businessplanes:

Formulierung der Gründungsidee/Geschäftstätigkeit

• Besonderheiten und Einzigartigkeiten

• Alleinstellungsmerkmale (USP)

  • Was unterscheidet Ihre Idee von allen anderen?
  • Warum sollte der Kunde gerade zu Ihnen kommen?

Produkt/Dienstleistung

• Genaue Angebotspalette
• Ggf. Erläuterung der Herstellung
• Übersicht über Serviceangebote

Kunden

• Wer ist „Ihr“ Kunde > Kundenzielgruppen?
• Wie soll der Kunde angesprochen/erreicht werden?
• Was ist der Kundennutzen?

Preis

• Detaillierte Kalkulation
• Marktvergleich (Kosten/Kunden/Konkurrenz)

Ziele/Leitbild

• Tragfähige Vollexistenz (Existenzsicherung, Streben nach langfristigem Erhalt und Wachstum) > Gerade in der Gründungsphase wichtig und ein elementares Ziel
• ökonomische Ziele (Gewinnziele, Rentabilitätsziele)
• o soziale Ziele (Verhältnis zwischen Unternehmen und sozialem Umfeld)
• ökologische Ziele (Verhältnis zur Umwelt)
• Wofür steht das Unternehmen? (Mission!)

Strategie

• Die Mittel und Wege um das Ziel zu erreichen

Markt

• Branche (Markvolumen, Marktpotenzial, Entwicklung vergleichbarer Branchen)
• Angebot (Entwicklung, Marktnachfrage, Vertriebsaktivitäten, Absatzförderung)
• Mode (Trendsetter?!; Abhängigkeit von Trends?; Länger der Produktzyklen)
• Wettbewerb (Umfeld-Analyse, Besonderheiten der Wettbewerber, Marktauftritt und Preisniveau der Wettbewerber)

Standort

• Was kostet der Standort?

• Was bringt der Standort?

  • Kundennähe
  • Größe und Ausstattung
  • Auflagen
  • Lokale Wettbewerbssituation

Personal

• Personalaufstellungen
• Personalkostenplanung
• Stellenbeschreibungen
• Organigramm (Aufbau- und Ablauforganisation)

Eignung zum Unternehmer

• Unternehmereigenschaften (persönliche Stärken/persönliche Schwächen)
• Qualifikationen (Ausbildung/Branchenkenntnisse)

Marketing/Werbung/Vertrieb

• Denken, Planen und Handeln direkt am Markt ausgerichtet
• Orientierung am Kundenwunsch / Kundennutzen („Keiner hat auf Sie gewartet“)

Rentabilitätsplanung

• Realistische Umsatzplanung ist hier wichtig
• Erstellung einer Kostenübersicht > Checkliste nutzen
• Alle Zahlen müssen mit Daten und plausibel unterlegt werden
• Betriebliche Steuern nicht vergessen

Liquiditätsplanung

• Strikte Trennung von der Rentabilitätsplanung
• Privatentnahmen, private Steuern > berücksichtigen! (je nach Rechtsform)
• Investitionen berücksichtigen (wenn nötig)
• Auf die Brutto/Netto-Falle achten
• Tilgung > Abfluss von Liquidität (falls finanziert)

Weitere Dokumentationen (falls nötig)

• Investitionsplan
• Kapitalbedarfsplan
• Finanzierungsplan

Je nach Gründungsvorhaben und Unternehmertätigkeit sind die aufgeführten Punkte sehr detailliert oder nur groß zu behandeln. (Beispiel: Bei einem Internet-Start-Up wäre der Standort nur von untergeordneter Bedeutung).

Aufgrund der Komplexität jeder Unternehmung erhebt die oben aufgeführte Aufstellung keinen Anspruch auf Vollständigkeit > insbesondere sind auch rechtsformspezifische Besonderheiten zu beachten!

Wir hoffen Ihnen mit diesen Ausführungen etwas weitergeholfen zu haben und wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Umsetzung.

Quelle: German Drechsler
THINK Gruppe, BDU
Wir entwickeln Unternehmen und Menschen
c/o THINK Unternehmensentwicklungs GmbH
August 2016