Klavierlehrer: Bareinnahmen wie verbuchen?
Frage
Als Klavierlehrer bekomme ich oft die Unterrichtsgebühren bar ausgezahlt. Bisher schreibe ich dafür keine Quittung, verbuche jede Einnahme jedoch in meiner Software im Kassenbuch mit Datum und Name des Schülers. Genügt dies dem Finanzamt gegenüber als Beleg oder muss ich noch extra eine Quittung ausstellen?
Zur Abrechnung meiner Fahrtkosten zu Schülern und Auftritten/Proben wende ich immer die 30 ct/km-Regelung an. Was muss ich hier dem Finanzamt gegenüber als Nachweis erbringen? Ich verbuche dies in der Software immer mit Fahrtziel und Datum. Müsste ich darüber hinaus noch extra ein Fahrtenbuch führen? Der Pkw ist privat, wird also nicht abgeschrieben. Kann ich die Verpflegungspauschalen auch einfach als Ausgaben buchen oder muss ich dazu pro Reise einen detaillierten Nachweis bzw. Eigenbeleg anfertigen?
Antwort
Ihre Ausgabenaufzeichnung sollten Sie in einer Liste (Excel) mit Fahrtbeginn (Ort und Zeit), Fahrtende (Ort und Zeit), Fahrtanlass (Musikstunde bei Mustermann) und gefahrenen Kilometern aufzeichnen. Darüber hinaus hilft es, wenn Sie die Termine durch Aufbewahrung Ihrer Kalender usw. glaubhaft machen können.
Einen Einnahmebeleg in Form einer Quittung ist nur für den Zahlenden interessant, damit er Ihnen im Zweifel belegen kann, dass Ihre Rechnung beglichen ist. Wenn Sie keine formellen Rechnungen / Verträge mit Ihren Musikschülern machen, sollten Sie die Bareinnahmen in ein förmliches Kassenbuch eintragen. Je nach Umfang der Bargeschäfte sind die Finanzämter sehr kritisch und sensibel. Deshalb empfehle ich im Zweifel immer die Führung eines solchen formellen Kassenbuches mit Tagesaufzeichnungen. Sollten nur gelegentliche Bareinnahmen vorkommen, so können reicht häufig eine Monatskasse, in der die Bareinnahmen aufgelistet sind (ich würde die Schülernamen zu den Einnahmen schreiben) und die Verbuchung gegen Barentnahme. Sie können die Bareinnahmen aber auch in Abständen zur Bank tragen und dann gegen Geldtransit buchen.
Sie müssen die Voraussetzungen für die Verpflegungsmehraufwendungen nachweisen. Deshalb muss Reisebeginn, Reiseende usw. aufgezeichnet werden. Die Mehraufwendungen können dann pro Reise in einer Summe gebucht werden und die Aufzeichnungen können als Buchungsbeleg verwendet werden.
Quelle:
Dipl.-Finanzwirt Ludger van Holt
- Steuerberater -
Pudell und Partner GbR
Steuerberaterkammer Düsseldorf
Januar 2015
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