Antwort
Zu Ihrer ersten Frage: Es ist richtig, dass Sie die Rechnungsnummern fortlaufend führen. Denn dies gehört zu einer ordnungsgemäßen Buchführung.
Zu Ihrer zweiten Frage: Der Betrag für Kleinbetragsrechnungen hat sich lt. §33 UStDV auf 250 Euro erhöht bzw. darf diesen Gesamtbetrag nicht übersteigen.
Durch das am 12.05.2017 vom Bundesrat verabschiedete Bürokratieentlastungsgesetz II hebt der Gesetzgeber die Grenze für Kleinbetragsrechnungen gem. § 33 UStDV von 150,00 Euro auf 250,00 Euro an. Rückwirkend zum 01.01.2017 wurde die Grenze für Kleinbetragsrechnungen auf 250,00 Euro brutto erhöht.
Für Sie als Zusatz muss die Rechnung für Kleinbeträge folgende Angaben enthalten:
1.den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers, 2.das Ausstellungsdatum, 3.die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung und 4.das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.
Als buchführungspflichtiger Gewerbetreibender müssen Sie - da Sie Bargeschäfte tätigen - unter anderem ein Kassenbuch führen. In diesem Kassenbuch müssen Sie die Einnahmen und Ausgaben festhalten. Sofern Sie wegen der Größe des Betriebs oder als Freiberufler nicht Buchführungspflichtig sind, aber freiwillig Bücher führen, gelten für Sie dieselben Verpflichtungen. Bei der Führung der Kasse müssen Sie bestimmte Formalien einhalten, damit das Kassenbuch von der Finanzverwaltung anerkannt wird.
Die Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sollten zeitnah festgehalten werden. Im Ergebnis müssen Sie selbst täglich den tatsächlichen Kassenbestand feststellen und mit dem Sollbestand nach Ihren Aufzeichnungen abgleichen. Es besteht also eine tägliche Kassensturzpflicht.
Wie Sie Ihr Kassenbuch künftig führen möchten, ist Ihnen selbst überlassen. Zur Auswahl stehen Ihnen z.B. folgende Möglichkeiten:
- Manuelles Kassenbuch (da Sie von einer „Tabelle“ sprechen, ist dies wohl die von Ihnen verwendete Form)
- Elektronisches Kassenbuch
- Registrierkasse
Im Kassenbuch müssen - korrespondierend zu täglichen Kassensturzverpflichtung - täglich auch eigenhändig aufgezeichnet werden: Ihre Betriebseinnahmen sowie Betriebsausgaben, Ihre Privatentnahmen und Privateinlagen.
Die Tageseinnahmen berechnen sich nach folgendem Schema:
Kassenbestand des jeweiligen Tages
- Kassenendbestand
+ Betriebsausgaben
+ Privatentnahmen
- Privateinlagen
+ Einzahlung auf die Bank
- Auszahlung von der Bank
----------------------------------------------------------------------------
= Tageseinnahmen des jeweiligen Tages
Jeder Buchung muss ein Beleg zugrunde liegen (ggf. Eigenbelege anfertigen). Es empfiehlt sich, die Belege ab Nr. 1 fortführend im Kassenbuch und auf dem diesbezüglichen Beleg jeweils mit der gleichen Ziffer durchzunummerieren.
Auch Ihre Privatentnahmen und Privateinlagen sind täglich aufzuzeichnen. Geldverschiebungen zwischen Bank und Kasse müssen ebenfalls festgehalten werden. Bei privater Vorverauslagung und Erstattung aus der Kasse ist dies als Ausgabe zu erfassen.
Bargeld aus der Kasse können Sie ausgeben, wofür Sie möchten - Sie müssen lediglich angeben, wofür Sie das Geld entnommen haben.
Unabhängig davon, ob es nun eine betriebliche oder eine private Entnahme ist.
Es ist jedoch empfehlenswerter, ein Geschäfts- und ein Privatkonto zu führen, da man erfahrungsgemäß schnell den Überblick verliert, wenn „alles in einen Topf“ geworfen wird. Denn aus den Einnahme (ob Bank oder Kasse) sollten auch nur die Firmenrechnungen zu bezahlen.
Bewährt hat es sich, monatlich einen festen Betrag aus der Firmenkasse bzw. dem Firmenkonto auf das Privatkonto zu zahlen.
Denken Sie auch daran, dass bei einer ordnungsgemäßen Kassenführung der buchmäßig geführte Kassenbestand niemals negativ sein kann.
Übersteigen die Ausgaben die Einnahmen, fehlen Einnahme-/Umsatzbelege, was bei einer Steuerprüfung zu Schätzungen und Nachzahlungen führen kann.
Da bei Ihnen doch nennenswerte Unsicherheiten in Bezug auf eine ordnungsgemäße Buchführung bestehen, empfehlen wir Ihnen, von einem Steuerberater Ihre konkreten Belege und bisherigen Verfahrensweisen prüfen zu lassen und sich hinsichtlich der korrekten Bearbeitung von Belegen und über die für Sie relevanten Aufzeichnungspflichten beraten zu lassen. Die einmaligen Kosten für eine solche Beratung lohnen sich, da Sie damit die latent bestehende Gefahr von Steuernachzahlungen (ggf. sogar für mehrere Jahre) minimieren.
Wir hoffen, Ihnen mit diesen Ausführungen etwas weitergeholfen zu haben.
Quelle: German Drechsler
THINK Gruppe, BDU
Wir entwickeln Unternehmen und Menschen
c/o THINK Unternehmensentwicklungs GmbH
September 2017
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