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Frage

Muss ich bei geschäftlichen E-Mails meines Kleingewerbes eine Signatur anfügen?

Handwerkseintrag ist nicht vorhanden, da es sich um einen Besaitungsservice für Tennisschläger handelt.

Antwort

Ob Sie als Selbstständiger (ausdrücklich) dazu verpflichtet sind, eine E-Mail-Signatur zu führen oder nicht, hängt zunächst davon ab, ob ein Handelsregistereintrag vorhanden ist. Denn im Handelsregister eingetragene Unternehmen müssen bei der Ausgestaltung der Geschäftsbriefe (= geschäftliche E-Mail) besondere gesetzliche Vorschriften (§ 37a Abs. 1 HGB) wahren. Die Pflicht zur E-Mail-Signatur entfällt folglich, sobald kein Handelsregistereintrag erforderlich ist, weil der Betrieb nach Art und Umfang keinen in kaufmännischer Weise eingerichteten Gewerbebetrieb erfordert (dazu mehr hier: https://ihk-koeln.de/hauptnavigation/recht-steuern/recht/kaufmann-im-handelsrecht-merkblatt--5193494).

Aus Ihren Angaben lesen wir heraus, dass Sie wohl nicht im Handelsregister eingetragen sind und auch keinen in kaufmännischer Weise eingerichteten Gewerbebetrieb führen. Damit existiert zumindest keine ausdrückliche handels- oder gewerberechtliche Regelung, die Sie dazu verpflichtet, in geschäftlichen E-Mail eine bestimmte Signatur zu führen.

Eine vergleichbare Verpflichtung kann sich jedoch aus anderen Regelungen ergeben: Dabei ist zunächst darauf hinzuweisen, dass Ihr Kleingewerbe nicht zur Führung einer Firma (= Name eines Unternehmens im Sinne des Handelsgesetzbuchs) berechtigt, sondern stattdessen eine sog. Geschäftsbezeichnung (= Fantasiename für Ihre Tätigkeit) geführt werden kann. In Abgrenzung zu einer Firma wird die Geschäftsbezeichnung in kein öffentliches (Handels-)Register eingetragen, aus dem man einen Zusammenhang zwischen dem Unternehmen und Ihrer Person herstellen könnte. Deshalb müssen Sie alle rechtsverbindlichen Handlungen stets unter Ihrem vollen bürgerlichen Namen vornehmen. Zudem sehen es auch diverse Vorschriften, wie beispielsweise die sog. Dienstleistungs-Informationspflichten-Verordnung für den Bereich der Dienstleistungen (§ 2 Abs. 1 Nr. 1 DL-InfoV), oder das Telemediengesetz für den Bereich des Onlinehandels und der -kommunikation (§ 5 Abs. 1 Nr. 1, § 6 Abs. 1 Nr. 2 TMG) vor, dass der Vor- und Zuname eine zwingende Angabe im Geschäftsverkehr ist.

Daraus folgt, dass es in jedem Fall ratsam ist, den Nachnamen und mindestens einen ausgeschriebenen Vornamen sowie die Geschäftsadresse (als sog. ladungsfähige Anschrift) in der Signatur von geschäftlichen E-Mails aufzuführen. Denn nur auf diese Weise können Sie sich – als nicht im Handelsregister eingetragener Gewerbetreibender – hinreichend im Rechtsverkehr identifizieren. Weiterhin wird auf diesem Wege sichergestellt, dass keine Verwechselungen mit anderen Gewerbetreibenden entstehen.

Dominik Eickemeier
Rechtsanwalt
Fachanwalt für gewerblichen Rechtsschutz

März 2022

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