Es geht um das Thema Verfahrensverzeichnis nach § 4d, § 4e des Bundesdatenschutzgesetzes. Ich bin selbständige Übersetzerin (Freiberuflerin), habe keine Mitarbeiter und frage mich, ob auch ich dazu verpflichtet bin, ein solches Verzeichnis zu führen. Was sollte/könnte darin genannt werden?
Da Sie im Rahmen von Übersetzungen personenbezogene Daten nicht stets mit Einwilligung oder im Rahmen vertraglicher Beziehungen (zu allen Betroffenen) verarbeiten, trifft die Ausnahmeregelung des § 4d Abs. 3 BDSG nicht auf Sie zu. Es ist ein Verfahrensverzeichnis zu erstellen.
Zu den Inhalten:
In § 4g Abs. 2 Satz 1 i.V.m. § 4e Satz 1 BDSG werden die in die Aufstellung aufzunehmenden Angaben verbindlich und zugleich abschließend genannt:
1. Name oder Firma der verantwortlichen Stelle, 2. Inhaber, Vorstände, Geschäftsführer oder sonstige gesetzliche oder nach der Verfassung des Unternehmens berufene Leiter und die mit der Leitung der Datenverarbeitung beauftragten Personen, 3. Anschrift der verantwortlichen Stelle, 4. Zweckbestimmungen der Datenerhebung, -verarbeitung oder -nutzung, 5. Beschreibung der betroffenen Personengruppen und der diesbezüglichen Daten oder Datenkategorien, 6. Empfänger oder Kategorien von Empfängern, denen die Daten mitgeteilt werden können, 7. Regelfristen für die Löschung der Daten, 8. Geplante Datenübermittlung in Drittstaaten, 9. Allgemeine Beschreibung, die es ermöglicht, vorläufig zu beurteilen, ob die Maßnahmen nach § 9 BDSG zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung angemessen sind, 10. Angabe der zugriffsberechtigten Personen
Die Ziffern 9 und 10 müssen nicht öffentlich bekannt gemacht werden.
Im Übrigen empfehle ich eine Anfrage bei der für Ihr Bundesland zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde. Teilweise werden dort abweichende Auskünfte erteilt, wobei in der Praxis Bußgeldverfahren dann nicht angestoßen werden, wenn Sie sich an einer solchen Auskunft orientieren.
Quelle: Christian Heermeyer
Rechtsanwalt
Dr. Rudel, Schäfer & Partner mbB
Wirtschaftsprüfer Rechtsanwälte Steuerberater
Januar 2016
