Ich plane eine gewerbliche Tätigkeit, bei der ich eine Dienstleistung durchführe. Vorab brauche ich von meinen Kunden aber Informationen wie Name, Anschrift usw., damit ich am Ende eine Rechnung stellen kann (ggf. auch eine Email-Adresse, um mit den Kunden in Kontakt zu bleiben). Brauche ich hier eine Datenschutzerklärung? Wenn ja, was muss diese beinhalten?
Ich gehe davon aus, dass Sie die Datenschutzerklärung für Ihre Website meinen.
Sofern Sie durch Befragung, schriftliche Notiz oder ein Kontaktformular im Internet personenbezogene Daten, wie Name, E-Mail oder Adresse erheben, unterliegen Sie den Informationspflichten der Europäischen Datenschutzgrundverordnung. Hier ein Link zum Gesetzestext beim Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit.
Lesen Sie dazu bitte Art. 4, dabei insbesondere die Nummern 1., 2. 7. und 11.
Ich gehe davon aus, dass Sie - egal in welcher Form Sie die Daten erheben - die Personen um eine Einwilligung bitten. Das müssen Sie nachweisen gem. Artikel 7 Absatz 1 DSGVO.
Sofern eine Person einwilligt, sollte sie alle Informationen zur Verarbeitung ihrer Personen bezogenen Daten erhalten und in Bezug auf die Konsequenzen verstanden haben, die von ihrer Einwilligung umfasst werden.
Artikel 12 DSGVO Datenschutz-Grundverordnung
Transparente Information, Kommunikation und Modalitäten für die Ausübung der Rechte der betroffenen Person
(1) Kann der Verantwortliche in Fällen gemäß Absatz 1 des vorliegenden Artikels nachweisen, dass er nicht in der Lage ist, die betroffene Person zu identifizieren, so unterrichtet er die betroffene Person hierüber, sofern möglich. In diesen Fällen finden die Artikel 15 bis 20 keine Anwendung, es sei denn, die betroffene Person stellt zur Ausübung ihrer in diesen Artikeln niedergelegten Rechte zusätzliche Informationen bereit, die ihre Identifizierung ermöglichen.
(2) Der Verantwortliche trifft geeignete Maßnahmen, um der betroffenen Person alle Informationen gemäß den Artikeln 13 und 14 und alle Mitteilungen gemäß den Artikeln 15 bis 22 und Artikel 34, die sich auf die Verarbeitung beziehen, in präziser, transparenter, verständlicher und leicht zugänglicher Form in einer klaren und einfachen Sprache zu übermitteln; dies gilt insbesondere für Informationen, die sich speziell an Kinder richten. Die Übermittlung der Informationen erfolgt schriftlich oder in anderer Form, gegebenenfalls auch elektronisch. Falls von der betroffenen Person verlangt, kann die Information mündlich erteilt werden, sofern die Identität der betroffenen Person in anderer Form nachgewiesen wurde.
Sie brauchen also in jedem Fall eine Datenschutzerklärung, die Sie den Personen in verständlicher Weise zugänglich machen müssen, bevor diese ihre Einwilligung in die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten geben.
Ein gutes Beispiel dafür ist der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit selbst. Hier ein Beispiel für ein Kontaktformular.
Quelle: Dr. Jan Peschka
Zert. Datenschutzbeauftragter (TÜV)
Jurist, Organisationspsychologe & Ökonom
4p-coaching.com gmbh
November 2020
